CASE導入事例

日本イラストレーション協会（JILLA）は、全国各地のイラストレーター、デザイナーをはじめとするフリーランスのクリエイター約3,000人余りで構成される業界団体です。個人事業者による協同組合方式を採っており、企画運営のほとんどを組合員自身が分担して取り組んでいることが特徴です。
JILLAの組合員となると文芸美術国民健康保険組合の加入資格を得られるほか、各種セミナーや交流会、女性会員の集い「ジャイジョ」、福利厚生事業「JILLA AID」、サイバー攻撃と賠償請求に備える「JILLAみんな保険」（自動加入）などの共同事業を通じて、クリエイターのお困りごとに寄り添う活動を行っています。

年1回納付していただく賦課金と呼ばれる会費については、振込と口座振替を併用してきたところ、近年、組合員数が大幅に増加した一方で、事務局1名が抱える事務処理負担の増大が顕著でした。そこで、ITを使って省力化を急ぐこととしました。
第1フェーズとして、納付チャネルを、口座振替と振込に加えてコンビニエンスストア店頭にも拡げたところ、一定の評価を得て利便性が改善しました。
その一方で、口座振替依頼書の発送作業や記載ミスなどの不備対応は減りませんでした。また、当初利用していた圧着ハガキによる請求では、汚損や紛失が頻発しました。
さらに、通帳管理からデータ管理に移行するため他社クラウドサービスを導入しましたが、請求書受領状況や個別の納付状況がリアルタイムで把握できなかったことにより、情報整理作業の負担が生じました。
そこで、第2フェーズとして事務局員の増員を行うとともに、会費納付スキームの問題点を、以前ご提案をいただいたことがある三菱UFJファクターの担当者に相談したところ、Biz Forwardのseikyu+を紹介いただきました。

操作性が高く、セキュアなクラウドシステムで管理できること。
メール送信、郵送発送の指示が簡単であること。
コンビニエンスストア店頭納付を継続できること。
納付状況を管理、検索できること。
口座振替依頼書の発行請求や経過確認がネット上で行えること。
マネーフォワードと三菱UFJ銀行というブランド力と信用が期待できること。

納付方法の再変更により、組合員にご迷惑をおかけすることを心配していましたが、Biz Forwardから提供された周知資料データを用いて、数度にわたり予告を行った結果、問い合わせは請求件数の１％未満に留まりました。
クラウドシステムによりデータの確認と共有、請求書の再発行（再送信）が容易となり、問い合わせへの対応スピードが向上しました。
口座振替依頼の手続きがスムーズとなり、不備対応もBiz Forwardが行ってくれることから、事務負担が少なくなりました。
管理システムのＵ／Ｉが洗練されており、新たに着任したスタッフが予備知識なくとも操作できたため、即戦力として管理運用を任せることができたことは想定以上の成果となりました。